Na entrevista deste mês, Silvio Teixeira Jardim, facilitador do curso Gestão de Tempo da Unindus, fala um pouco sobre os desafios do profissional moderno em gerir seu tempo de forma otimizada. Como uma boa utilização adequada do tempo pode dar melhores resultados para a empresa e qual deve ser a postura do profissional diante da distinção de assuntos realmente "urgentes". O curso começa no dia 17 de setembro, e é composto por 4 encontros, das 18h30 às 22h30.

Quais os maiores desafios que um empresário moderno enfrenta para gerir seu tempo?

Sem dúvida o principal desafio é a interferência de assuntos "urgentes" que chovem sobre a mesa e ocupam todo o tempo necessário ao planejamento. Um empresário moderno, ou um executivo bem sucedido, não deve trabalhar para apagar incêndios, mas para evitar que incêndios aconteçam.

Como os recursos tecnológicos, como o e-mail ou o telefone, podem prejudicar uma boa administração do tempo?

O telefone e o computador podem ser ótimos empregados, mas não é raro que se tornem péssimos patrões. Quando a tecnologia assume o controle do tempo, alguma coisa está errada; as pessoas deveriam decidir o que as máquinas devem fazer, e não o contrário. Celulares e notebooks não respeitam a hierarquia, interrompem e se impõem a qualquer momento. O profissional deve assumir o comando e focalizar as ações de grande importância e alto impacto futuro, caso contrário, torna-se mais uma peça da máquina; e as máquinas, todos sabemos, tornam-se obsoletas e podem ser substituídas.

Como uma boa utilização do tempo pode dar melhores resultados para uma empresa?

O tempo mais importante para uma organização é aquele em que se prepara o caminho para os objetivos e resultados. O corre-corre do cotidiano traz poucos resultados práticos, além do desgaste e do estresse. Planejar o futuro é a única garantia que temos de que haverá um futuro.

Quais os resultados práticos positivos já observados em empresas que aprimoraram suas habilidades em gestão de tempo?

Podem ser observados na redução do índice de "incêndios" - as pequenas urgências que acontecem a todo momento; no menor número de reuniões de emergência e na adoção efetiva da delegação de tarefas. O resultado é um ambiente onde há tempo para pensar, discutir e estudar estratégias que tragam resultados concretos, além do benefício indireto da redução das tensões explosivas que permeiam o meio organizacional.

Em um mundo globalizado, em que a velocidade e a urgência das informações ditam os caminhos das negociações, é possível distinguir qual assunto ou ação tem mais prioridade?

Não é fácil, mas, se o executivo estiver tão envolvido na correria do dia-a-dia que não tem tempo de parar para informar-se e pensar, com certeza ficará ainda mais difícil identificar o que é prioritário.

O curso de Gestão de Tempo mostrará como planejar e distinguir essas ações?

O que se busca é alertar os profissionais para a inutilidade de dedicar todo seu dia para os "ladrões" de tempo, identificar os pontos que estão prejudicando seu desempenho e as ações necessárias para que o trabalho seja eficaz. O objetivo maior é conciliar a realização profissional com a qualidade de vida.

Quais ferramentas serão usadas para isso?

Utilizaremos instrumentos didáticos práticos, sintonizados com as características da andragogia, na qual o conhecimento é construído a partir da observação, análise e conclusão. Isso inclui debates, dinâmicas de grupo e jogos empresariais.

Você tem algumas dicas práticas de como aproveitar melhor o tempo ou administrá-lo?

Conquistar o controle do próprio tempo, infelizmente, não é como estudar para a prova e decorar algumas dicas. Isso demanda esforço, disciplina e, eventualmente, a coragem de assumir posições pouco simpáticas diante da equipe. Mas, pense bem, o Bernardinho não se tornou o técnico que é, tentando ser simpático. 

Mas, com certeza, é possível fazer uma análise individual. Moss Künter uma vez escreveu que o trabalho, para valer a pena, devia atender à regra dos 5 F's:

Fast (rápido)
Focused (focado)
Flexible (flexível)
Friendly (amigável)
Fun (divertido)

Pense bem, como está o seu dia de trabalho? As coisas estão acontecendo de forma rápida, focalizada, com alguma flexibilidade, em um ambiente amistoso e divertido? Esse cenário é raro e parece um sonho para muitos profissionais, mas, empresas em que vale a pena trabalhar e que alcançam resultados superiores, estão sempre buscando esse ideal.